Aufgaben der Hausverwaltung in Berlin, Teil 1

Aufgaben der Hausverwaltung in Berlin, Teil 1

Struktur der WGBG Hausverwaltung

Wir verwalten bereits seit über 100 Jahren die Immobilien unserer Eigentümer und werden auch von diesen immer wieder gefragt, womit wir uns denn eigentlich genau den ganzen Tag so beschäftigen. Einigen Eigentümern, die früher einmal selbst verwaltet haben, ist die Art der Arbeiten geläufig. Anderen, die von jeher ihre Immobilie haben verwalten lassen, ist der Umfang, den die Verwaltung in der täglichen Praxis mit sich bringt jedoch nicht vorstellbar.

Um hier einen tieferen Einblick zu gewähren, beginnen wir erst einmal mit der Struktur unseres Unternehmens. Wir haben für die Verwaltung vier Sachbearbeiterinnen, einen Techniker, eine Bearbeiterin für die Mieterhöhungen und die Abrechnung der Betriebs- und Heizkosten sowie eine Bilanzbuchhalterin und eine Buchhalterin. Unterstützt werden alle durch zwei Mitarbeiterinnen am Empfang bzw. im Sekretariat. Die Vorständinnen, Frau Höbold und Frau Danschke, führen das Unternehmen gemeinsam. Sie schulen wöchentlich im jour fix die Mitarbeiter, geben Strukturen vor, unterstützen die Mitarbeiter bei offenen Fragen oder schwierigeren, nicht alltäglichen Vorfällen.

Unsere Genossenschaft  verwaltet ca. 2000 Einheiten, so dass jede Sachbearbeiterin ca. 450-500 Einheiten betreut. Dabei werden die Buchhaltung, die technische Betreuung sowie die Durchführung von Mieterhöhungen von Mitarbeitern bearbeitet, die gesondert auf dieses Gebiet geschult sind. Dadurch werden unsere Sachbearbeiter sehr entlastet. In vielen anderen Hausverwaltungen müssen die Mitarbeiter eine ebenso hohe Anzahl an Einheiten und mehr verwalten, wobei die technische Betreuung, die Buchhaltung, die Mieterhöhungen und die Betriebs- und Heizkosten zudem durch den zuständigen Sachbearbeiter mit bearbeitet werden muss.

Als Eigentümer sehen Sie von unserer Arbeit in der täglichen Praxis nur einen sehr geringen Anteil. Den Großteil der Arbeiten führen wir von Ihnen unbemerkt durch.

Die WGBG Hausverwaltung in Berlin:

  • 2000 Mieteinheiten werden von der WGBG Hausverwaltung betreut
  • Vier SachbearbeiterInnen kümmern sich um alle Belange in der Immobilienverwaltung
  • Ein Techniker ist für reibungslose Abläufe der Hausverwaltung verantwortlich
  • Zwei Buchhalter und eine Mitarbeiterin für Abrechnung und Mieterhöhung

Abrechnung und Mietenbuchhaltung bei der WGBG Hausverwaltung

So sehen Sie die Monatsabrechnungen Ihres Hauses und damit die einfachen Buchhaltungsaufgaben. Sie können an den Monatsabrechnungen ggf. auch erkennen, dass ein Mieter verspätet gezahlt hat. Das aus der verspäteten Zahlung resultierende Mahnwesen, das bei uns durchgeführt wird, gelangt jedoch im Regelfall nicht zu Ihrer Kenntnis. Dabei handelt es sich um eine typische Aufgabe einer Hausverwaltung, von der der Eigentümer nur dann Kenntnis erlangt, wenn sich die Angelegenheit nicht durch eine einfache Mahnung erledigen lässt.

Bei uns von Ihnen unbemerkt läuft monatlich folgendes ab:

Am Tag nach der Fälligkeit der Miete, also am 4. Werktag eines jeden Monats, werden die Mieteingänge überprüft. Ist die Zahlung nicht oder nicht vollständig eingegangen, erhält der Mieter ein Mahnschreiben mit Fristsetzung. Verstreicht diese erfolglos wird erneut ein Mahnvorgang in Gang gesetzt. Sollte wiederum keine Zahlung erfolgen, wird am 4. Werktag des nächsten Monats geprüft, ob hier eine fristlose Kündigung des Mietverhältnisses erfolgen kann. Sollte der Rückstand der Höhe nach den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen, wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet.

Wir prüfen bei wiederholt verspäteter Mietzahlung, auch wenn die Beträge für eine fristlose Kündigung nicht ausreichen, die Möglichkeit einer Abmahnung des Mieters und drohen im Wiederholungsfall die fristlose Kündigung an und stimmen uns im Eintretensfall ab. Bis zu diesem Zeitpunkt haben wir jedoch schon ein von Ihnen unbemerktes außergerichtliches Mahnverfahren durchgeführt, um den Mieter zur Zahlung zu bewegen. Hier werden bei uns im System verschiedene Fristen notiert, der Ablauf kontrolliert und das Mahnwesen auf verschiedene Arten vorangetrieben.
Von alle dem bemerken Sie als Vermieter und Hauseigentümer erst dann etwas, wenn die Angelegenheit durch ein gerichtliches Verfahren geklärt werden muss. Hier holen wir selbstverständlich zunächst Ihr Einverständnis ein, belästigen Sie aber nicht bereits im Vorfeld, es sei denn, Sie wünschen dies ausdrücklich.